西安注册公司：3个技巧助您轻松收集、整理和归档电子发票

发布时间：2024-04-26

第一步，电子会计凭证收集

会计核算系统、业务系统汇总整理属于归档范围的电子会计凭证（如记账凭证、含数电票的原始凭证）及其元数据，并通过归档接口传输至电子会计档案管理信息系统。

第二步，电子会计凭证整理

收集完成后，应及时对电子会计凭证进行分类、组件、组卷、编号等整理操作。

分类：推荐采用会计资料形式-会计年度-保管期限分类法，并划定“门类号”为会计类（KU）、“形式”为凭证（PZ）、保管期限为30年；

组件：按记账凭证号进行组件，以电子记账凭证为主件，电子记账凭证、电子报账单、电子发票、其他电子原始凭证等组成一件；件内按电子记账凭证、电子报账单、电子发票、其他电子原始凭证的顺序排列；

组卷：按适当的时间周期对已组件的电子会计凭证进行组卷，卷内按记账凭证号先后顺序排列；案卷按卷号先后顺序排列。实行凭证分类管理的单位，可按类型结合时间进行组卷，一般同类型的电子会计凭证组成一卷；

编号：推荐采用全宗号-门类号（KU）-形式（PZ）-年度-案卷号-件号（卷内序号）的结构编制档号，案卷号和件号可由4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用0补足。

第三步，电子会计凭证归档

经整理的电子会计凭证在会计年度终了后，可由单位会计管理机构临时保管1年，再移交单位档案管理机构保管。

注意：电子会计凭证档案应同时实施在线和离线存储。

数电票收集、整理、归档（线下版）

采用线下方式报销入账的单位，记账凭证、原始凭证及数电票的打印件等一般采用纸质方式收集、整理、归档，数电票应按以下方法进行收集、整理、归档：

建立文件夹

根据纸质载体会计凭证卷（册）情况，在磁盘、U盘等存储载体上建立相应文件夹。一般一个月为一卷（册）建立一个文件夹；

拷贝数电票

将数电票按其关联的记账凭证所属卷（册）拷贝至相应文件夹；

填写相关信息

将相应纸质载体会计凭证的档号、保管期限等信息填入报销入账过程中形成的电子发票台账中；

第四步，编写说明文件

将数电票的会计期间、数量、移交人、其他需要说明的情况（如非通用格式文件说明）等编制成TXT文件；

例如：2020年1-12月数电票，共555件，张三移交，并按照以下所示结构图存储于数电票文件夹中。

第五步，移交档案

将电子会计档案登记表及其纸质文件、数电票、说明文件和其他纸质档案在规定时限内移交档案人员。