某企业因员工垫资买材料报销被罚！这5大行为一定要注意>>>

发布时间：2023-03-08

最近，小编在查询税务案例的时候，发现一起因员工垫资报销被罚款的案例。这其中出现的问题，在我们日常经营中比较常见，一起来看看：

税案回顾

案件中该公司采购办公用品时，该员工用个人账户付款，然后再找公司报销的。这种做法被税局稽查时被认为不合规，要求企业及时进行整改。

其实从这个案例中不难发现，主要原因其实是因为企业未按规定代扣代缴个税。企业被要求整改有两个原因：

1、该公司日常账务管理混乱，曾经又发生过偷税的事情。所以稽查局认为非常可能存在员工找票报销抵工资逃避个税的行为。
2、稽查局会对采购办公用品稽查，肯定是因为采购的金额大，且很频繁。
实际上，没有哪家企业会频繁地购买大量办公用品，所以违背常识。

警惕！员工垫资要注意这5种行为

一、员工垫资金额数目较大

员工垫资购买物品，企业在进行报销过程中，就涉及到了公转私的问题，一旦金额太大，就会被重点监管：

当然，正常业务的垫资，可能很难超过上述标准，但是参考现金管理办法的话，一般来说，尽量不宜超过1000元，超过1000元的，建议直接申请备用金，再进行采买。

二、垫资的员工较多
一般来说，一个公司负责采购的人员就那么几个，如果大家都垫资报销，就会有以票抵薪或者福利费的嫌疑。税务局可能就会稽查公司这些藏匿在发票后边的工资或福利费、要求补缴个税，甚至受到其他处罚。
三、员工垫资次数频繁
正常情况下，企业发生员工垫资再报销的业务并不多，如果企业频繁地发生垫资报销的业务，则说明企业可能存在以票抵薪的嫌疑。

同时，《金融机构大额交易和可疑交易报告管理办法》（中国人民银行令〔2016〕第3号发布）明确，以下几种行为会被严查：
（1）短期内资金分散转入、集中转出或集中转入、分散转出；
（2）存取现金的数额、频率及用途与其正常现金收付明显不符；
（3）短期内频繁地收取来自与其经营业务明显无关的个人汇款；
（4）相同收付款人之间短期内频繁发生资金收付。

所以，如果企业频繁地发生个人垫付资金购买物品等行为，会受到严格的监管。并且随着金税四期的上线，实现“银税互联”，税务局察觉异常可能会第一时间找上门！

四、员工垫资的支出不能与企业经营特点明显不符
员工垫资一般是为企业经营目的而进行的，如果说该项支出明显与经营特点不符，那就说明可能存在偷逃税款的因素了。

五、员工垫资报销一定要及时

及时报销，首先，有利于内部管理；其次，不会导致会计数据的失真；最后，能在一定程度上避免税局质疑费用的真实性

注意！员工垫资报销这5个风险要规避

不只是员工垫资报销，老板向员工支付其他个人款项时，也需要注意：

1.需不需要代扣代缴个税？
老板或财务向个人支付款项时，一定要考虑，这笔款需不需要扣缴个税。
企业报销的办公用品、餐费、加油费如果与公司的规模、经营情况不匹配，则很有可能被稽查要求补税

2.增值税能否抵扣？
拿到费用的报销单，财务人员应该考虑增值税能不能抵扣。进项税的抵扣必须同时满足2个条件：
◆取得合法有效的抵扣凭证
◆没有用于免税项目、集体福利等不能抵扣进项税的项目

3.企业所得税能否扣除？

《企业所得税税前扣除凭证管理办法》规定可税前扣除的合法凭证，不仅限于常用的发票，还有财政票据、完税凭证、收款凭证、分割单等。

有一些费用虽然按照会计相关管理规定可予以报销，但所得税上不能税前扣除，应该主动做调整。

例如，铁路电子客票丢失后，企业所得税存在不能扣除的风险。

4.是否存在会计和税法的差异
很多人把会计处理和税法混为一谈，最典型的一个例子是，税法上规定500万元以下固定资产可以一次性税前扣除，很多人在会计处理上就一次性提折旧计入费用，固定资产的净值也变成了0。
这种做法是错误的，会导致会计信息的失真。对于会计和税法的差异，应该通过“递延所得税资产” “递延所得税负债”等科目入账。

5.公款私用、恶意报销的风险
个人消费在公司报销、或者串通第三方故意抬高价格来恶意报销、公款私用，对于国企、私企都是危害特别大的一种情形。

企业可以通过以下几种方法来规避这一风险：
1、制定预算，以预算制度来约束费用的报销。
2、报销费用不能仅依据发票，同时还要有大额采购申请、验收单、合同、入库单等原始单据。
3、应该索取发票清单。

4、设定专人采购、专人审核、定期采购。
5、采用公户支付，可以使用支付宝、微信等便捷支付的方法。

好了，今天的分享就到这了。